Выпускник прoгрaммы oбучeния пo кoпирaйтингу в «Нeтoлoгии» Глeб Клинoв рaсскaзывaeт, кaк нe зaблудиться в мaтeриaлax пo прoeкту и быстрo нaxoдить нужныe фaйлы.
Вaм звoнит клиeнт и нaчинaeт бeз пaузы гoвoрить прo свoй сaйт и мaкeт, кoтoрый рисoвaлся для нeгo нeдeлю нaзaд и куда нужно внести десяток правок.
Вы в спешке открываете рабочие папки и хотите найти нужный макет. Но не можете.
В папке проекта — сорок файлов, пять подпапок, из них три с названием «макеты». В какой из них нужный нам неясно. Бросаетесь в почту, вы же отправляли макет.
Но этот клиент любит каждый раз, отправляя вам письмо, начинать новую переписку. Названия писем почти одинаковые.
У вас начинают гореть уши, вы сдаетесь и говорите, что перезвоните через 10 минут. Ищете макет, забыв, чем занимались до звонка.
6 шагов к порядку
Отделите свое от чужого
Личное — отдельно, рабочее отдельно. Папка «Работа» предназначена только для рабочих материалов.
Удачное селфи в офисе клиента не нужно закидывать в рабочую папку.
Помогает вариант завести два рабочих стола. На десктопе с проектами только работа, ничто не отвлекает. Вы как профессиональный боксёр, который впадает в боевой транс, выходя на ринг.
От общего к частному
Иерархия подпапок выглядит так:
Работа Клиент Проект Этап
В случае с внезапным звонком можно проследить развитие ситуации.
Сначала звонит клиент. Затем он спрашивает про конкретный проект.
И в конце интересуется определенным этапом работы.
Сохраняете ли вы файлы на Яндекс.Диске, Google Drive или на жестком диске — структура папок подходит для всех вариантов.
Проекту — персональное название
Проект — это отдельный кусок работы для конкретного клиента. Масштаб может быть разным в зависимости от вашего рода деятельности.
Постройка многоэтажного здания — это проект. Отрисовка открытки — это тоже проект. Каждый проект имеет свое название, чтобы вы сами отличали его от других.
Этапы работ называются одинаково
В отличие от названий проектов, набор подпапок с этапами работ должен быть одинаков.
Пример набора подпапок для проекта:
-
входящие: все материалы, которые присылает клиент;
-
бизнес: предложения, цены, сроки и расписание работ. Всё, что касается «коммерческой» части проекта;
-
материалы: детали, из которых будет состоять конечный продукт. Фотографии, статьи-источники, иконки, векторные изображения;
-
процесс: промежуточные варианты, черновики, прототипы страниц;
-
результат: то, что отправляется клиенту. Конечный вариант статьи, подготовленные к печати файлы, сверстанные страницы.
Допустим, мы делаем буклет. Клиент прислал все имеющиеся у него фотографии, не особо разбираясь, подойдут они к продукту или нет.
Эти фотографии кладем в папку «входящие».
Те файлы, которые мы сможем использовать в буклете, переносим в папку «материалы». А сверстанный буклет, который готов к отправке в типографию, должен лежать в папке «результат».
Внутри каждого проекта вы видите всегда один и тот же набор из пяти подпапок
Забудьте про финальную версию
Если вы используете слово «финальный» в названии файлов, перестаньте так делать.
Неизбежно появятся похожие названия и вы не будете знать, какой файл правильный. Используйте нумерацию.
Неудобно
финальный
финальный с картинкой
финальный финальный
Удобно
макет_01
макет_02
макет_03
В таком виде сразу понятно, какая из версий файла — последняя. Особенно ценно то, что это понятно и вам, и клиенту.
Не сохраняйте внесенные изменения в тот же файл. Пусть в вашей папке лежат четыре, а не три варианта. Может статься, изменения придется откатить, и вы опять полезете в почту, искать отправленный клиенту предыдущий вариант.
Сколько времени нужно, чтобы понять, какая из версий макета — последняя? Вот именно.
Добавьте периоды
В нашу иерархию можно легко внедрить деление по годам и месяцам. Оно полезно, если проектов много, то есть трудно охватить взглядом список и выделить нужный. Открывая папку «работа» вы видите подпапки с названием в виде года — »2015»,»2016» и т.д.
А папка с названием проекта получает префикс в виде месяца — »06_Разработка сайта». Это означает, что проект от июня.
В этом случае иерархия выглядит так:
Работа Год Клиент Месяц_проект Этап
Вывод
Порядок в рабочих материалах дает чувство контроля над проектами.
А еще выигранное время и доверие клиента.
Доверие и контроль сложно измерить, но легко ощутить клиент считает вас ответственным исполнителем и сами вы чувствуете себя хозяином, а не рабом своей работы.
Время, потраченное на организацию материалов, окупается на следующее же утро. Включаете рабочий ноутбук и понимаете, что все на своих местах.
